twitter instagram YouTube

2017-04-19
Wyniki ofert już są - czas na promocję

Wyniki ofert już są - czas na promocję

Promocja projektu to jeden z podstawowych obowiązków organizacji pozarządowych, które otrzymały dotację z samorządu. Bardzo często działania promocyjno-informacyjne są zaniedbywane albo ograniczają się do minimum. Obowiązki w zakresie informacji i promocji zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu, nakłada na organizacje umowa o dofinansowanie projektu.

Jeżeli zatem korzystasz z miejskiego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować.

Skąd taki obowiązek?

  1. Wszyscy mieszkańcy mają prawo do wiedzy, w jaki sposób są wykorzystywane zasoby finansowe samorządu. Dlatego miasto wymaga informowania opinii publicznej, uczestników i odbiorców projektów, o tym, że dane przedsięwzięcie jest możliwe między innymi dzięki miejskiej  pomocy finansowej. Odbiorcami informacji o projekcie mogą być osoby i podmioty z bliższego i dalszego otoczenia organizacji, np.: wolontariusze i ich rodziny, partnerzy organizacji pozarządowej, firmy, organizacje przedsiębiorców, media (ogólnopolskie, regionalne, lokalne, branżowe) czy społeczność lokalna.
  2. Zobowiązania do informowania i promowania przybierają formę prawną w momencie podpisania umowy o dotację. Zgodnie z jej zapisami organizacja pozarządowa deklaruje, że wszystkie materiały stworzone na potrzeby projektu – zarówno promocyjne (jak np. ulotki, plakaty czy komunikaty prasowe), jak i merytoryczne (np. publikacje czy prezentacje, listy obecności) muszą zawierać:
  • odpowiednie logotypy (zgodnie z wytycznymi)
  • informację o tym, że projekt jest współfinansowany lub finansowany ze środków Miasta Leszna w jednym z wariantów:

Projekt współfinansowany przez Miasto Leszno.

Wydarzenie współfinansowane przez Miasto Leszno.

Konkurs współfinansowany przez Miasto Leszno.

Konferencja współfinansowana przez Miasto Leszno.

Zawody współfinansowane przez Miasto Leszno.

Inne…………………………………………………………. 

Zapisy w ogólnym wzorze umowy brzmią:

 

[Obowiązki i uprawnienia informacyjne]

  1. Zleceniobiorca (Organizacja Pozarządowa) zobowiązuje się do informowania, że zadanie jest współfinansowane ze środków otrzymanych od Zleceniodawcy (Miasto Leszno). Informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego.
  2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do umieszczania logo i herbu Miasta Leszna oraz wyraźnej informacji o współfinansowaniu projektu przez Zleceniodawcę na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych dotyczących realizowanego zadania oraz zakupionych środkach trwałych, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób  zapewniający jego dobrą  widoczność. Informacja o dofinansowaniu projektu przez Miasto Leszno powinna znaleźć się również na stronie internetowej oraz portalach społecznościowych prowadzonych przez Zleceniobiorcę, a także w innych mediach, za pośrednictwem  których Zleceniobiorca będzie informował o realizacji projektu.
  3. Organizacja otrzymująca środki finansowe w formie dotacji zobowiązana jest do stosowania polityki informacji i promocji zgodnie z „Wytycznymi dla beneficjentów wsparcia ze strony Miasta Leszna oraz organizatorów wydarzeń objętych honorowym patronatem Prezydenta Miasta Leszna w zakresie informacji i promocji ” do pobrania na stronie www.leszno.pl  oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Leszna.

 

Zastrzeżenie w ogłoszeniu konkursowym

Już w ogłoszeniach konkursowych widnieją zapisy mówiące o tym, że organizacje pozarządowe: fundacje, stowarzyszenia, kluby sportowe, które wygrają w konkursie i otrzymają dotację, będą musiały informować o tym, że projekt, który realizują współfinansowany lub finansowany jest przez Miasto Leszno

Zazwyczaj zapis w ogłoszeniu o konkursie dotacyjnym brzmi:

- „Organizacja otrzymująca środki finansowe w formie dotacji zobowiązana jest do  stosowania polityki informacji i promocji zgodnie z „Wytycznymi dla beneficjentów wsparcia ze strony Miasta Leszna oraz organizatorów wydarzeń objętych honorowym patronatem Prezydenta Miasta Leszna w zakresie informacji i promocji” do pobrania na stronie www.leszno.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.

- Wszelkie materiały promocyjne (np. ogłoszenia, materiały konferencyjne i in. związanych z imprezą, broszury, ulotki, materiały prasowe, w filmach, spotach, na  stronach internetowych) tworzone przez beneficjentów i skierowane do opinii publicznej muszą zawierać:

- herb i logo Miasta Leszna,

- wyraźną informację o dofinansowaniu projektu przez Miasto Leszno.

 - podmiot dotowany po zakończeniu zadania zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego sprawozdania merytorycznego i finansowego z wykonanego zadania zgodnie z umową na realizację zadania publicznego (mile widziane jest potwierdzenie

realizowanych działań np. w formie kserokopii artykułów prasowych, wydruki ze stron potwierdzające informowanie o realizacji projektu)”.

 

Skąd wziąć logotypy?

Logotypy, które musimy zamieszczać na materiałach najlepiej pobrać ze strony www.leszno.pl. W zależności od projektu graficznego można dopasować logo i herb na białym lub czarnym tle. Logo i herb są dostępne na stronie są w różnej rozdzielczości i różnych programach graficznych, dlatego najlepiej decyzję co do rozmiaru i rozszerzenia pliku z logotypem zostawić osobie, która zajmuje się grafiką i drukami.

 

Jeśli nie będzie logotypów i informacji o dofinansowaniu czy współfinansowaniu…

Co się stanie, jeśli organizacja pozarządowa nie wywiąże się z zapisów dotyczących promocji i informacji o projekcie – np. nie umieści odpowiednich logotypów i informacji o współfinansowaniu na materiałach promocyjnych?

Zazwyczaj stawiamy na edukacje i prosimy o poprawienie błędu,  w najgorszym przypadku, jeśli naruszenie warunków jest poważne, umowa może zostać rozwiązana – razem ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami.

Może się zdarzyć, że urząd zażąda zwrotu części przyznanych pieniędzy, np. na zaprojektowanie i druk materiałów promocyjnych, na których nie umieszczono logotypów. Obowiązek umieszczania logotypów i informacji o (współ)finansowaniu jest wyraźnie zapisany w umowie.

Nawet jeśli urzędnicy odstąpią od takiej kary, w pamięci może pozostać ślad, negatywnie wpływający na dobre imię organizacji, jako tej, która nie wywiązuje się z warunków umowy. Pamiętajmy, że ocena jakości współpracy z organizacją jest jednym z kryteriów oceny podczas następnych konkursów.

 

Jak oznaczyć działania informacyjno-promocyjne w ramach projektu?

a) Oznakowanie miejsca organizowanego wydarzenia:

W przypadku dofinansowania wydarzeń przez Miasto Leszno organizator zobligowany jest do poinformowania o tym fakcie w miejscu wydarzenia poprzez nośniki:

- dla wydarzeń plenerowych:

bannery winylowe oczkowane, potykacze, flagi tzw. windery, balon pneumatyczny, brama pneumatyczna,

- dla wydarzeń w pomieszczeniach zamkniętych (spotkania informacyjne, konferencje, seminaria, targi, koncerty, konkursy, zawody sportowe):

-roll-up -y tj. stojące bannery rozwijane, ścianki konferencyjne.

 Nośniki udostępniane są przez jednostkę nadzorującą podpisanie umowy o dofinansowanie oraz Biurze Pełnomocnika ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Leszna.

 b) Oznakowanie materiałów związanych z wydarzeniem:

 Ponadto organizator imprez zarówno plenerowych, jak i imprez w pomieszczeniach zamkniętych zobowiązany jest do poinformowania o uzyskanym dofinansowaniu ze strony Miasta Leszna na nośnikach promujących imprezę (np. plakaty, zaproszenia, itd.) poprzez zamieszczenie na nich logo Miasta Leszna i herbu Leszna oraz w ogłoszeniach, materiałach konferencyjnych i in. związanych z imprezą, broszurach, ulotkach, materiałach prasowych, w filmach, spotach, na stronach internetowych i innych poprzez zamieszczenie logo Miasta Leszna i herbu Miasta Leszna w jednym z poniższych wariantów:

 Ostateczny projekt należy skonsultować z Urzędem Miasta Leszna / Wydział Promocji i Rozwoju za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem promo@leszno.pl.

Ponadto wskazane jest, aby w przypadku umieszczenia logo / herbu na stronach internetowych, był/o on/o podlinkowane/-y do strony www.leszno.pl.

 Informacje audiowizualne (np. spoty radiowe i telewizyjne) o ww. wydarzeniach powinny zawierać słowa jak opisano powyżej w p. i), tj. odpowiednio:

Projekt / wydarzenie / … współfinansowane przez Miasto Leszno.

 c) Pozostałe realizacje:

Ponadto oznakowanie o dofinansowaniu przez Miasto Leszno i patronacie honorowym Prezydenta Miasta Leszna powinno pojawić się w następujących realizacjach:

- korespondencji prowadzonej w sprawie projektu z wykonawcami projektu, instytucjami

- umowach z wykonawcami oraz dokumentacji przetargowej, umowach z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu

- ogłoszeniach o wyborze wykonawcy w ramach projektu,

- stronach internetowych zawierających informacje o realizowanym projekcie

- wszystkich pozostałych materiałach informacyjnych i promocyjnych stosowanych przy realizacji projektu.

Szczegółowo zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w zakładce Organizacje Pozarządowe – Promocja

 

Możliwości, które daje Miasto Leszno

Oprócz wymagań promocyjnych związanych z zapisami projektowymi, Miasto Leszno chętnie nawiąże współpracę w promowaniu twojego wydarzenia. Dostępne narzędzia promocyjne to m.in. strona internetowa, konta na portalach społecznościowych(Facebook, Twitter itd.), broszura „Co słychać w Trzecim Sektorze”, tematyczne broszury informacyjne(np. Ferie z NGO, Wakacje z NGO, Dzień Dziecka z NGO) i wiele innych. O wszystkim przeczytacie na stronie Miasta Leszna w newsie promocyjnym „Dlaczego warto angażować Miasto Leszno w promocję swoich działań” - www.leszno.pl/Dlaczego_Warto_angazowac_Miasto_Leszno_w_promocje_swoich_dzialan.html

 Dodatkowo, jeśli masz jakiekolwiek pytania, napisz, zadzwoń lub spotkaj się z nami. Więcej informacji udziela Biuro Pełnomocnika Prezydenta Miasta Leszna ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi, znajdujące się w budynku Urzędu Miasta Leszna na Al. Jana Pawła II 21a (pokój na parterze). Z biurem możecie skontaktować się również za pomocą telefonu 65 529 54 03, maila ngo@leszno.pl lub za pośrednictwem portalu Facebook – facebook.com/LeszczynskieNGO.

Opublikował: ngo@leszno.pl
Napisz do nas