2024-01-17
Czas na składanie sprawozdań
Przypominamy, że organizacja, która otrzymała dotację i realizowała zadanie publiczne, zobowiązana jest złożyć sprawozdanie końcowe z wykonania tego zadania. W Lesznie sprawozdanie sporządza się za pomocą Generatora wniosków eNGO.
Sprawozdanie końcowe z realizacji zadania publicznego przedstawia się w terminach określonych w umowie. Zwykle to 30 dni od zakończenia realizacji zadania, czyli dla zadań zakończonych 31 grudnia 2023 r. termin mija 30 stycznia 2024 r.
Wzór sprawozdania jest załącznikiem nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Akceptacja sprawozdania i rozliczenie dotacji polega na weryfikacji przez urząd założonych w ofercie rezultatów i działań organizacji. Dlatego tak ważne jest, aby szczególnie rozważnie je opisywać.
Analizowane są dwie części sprawozdania:
- część I merytoryczna, w której organizacja sprawozdaje się z założonych w ofercie rezultatów i działań, a także uzasadnia ewentualne rozbieżności związane z realizacją zadania
- część II sprawozdania z wykonania wydatków.
Aby ułatwić przygotowanie sprawozdania z realizacji zadania publicznego nasze biuro przygotowało instrukcję wypełniania sprawozdania.
Zapraszamy do zapoznania się z komentarzem Biura Pełnomocnika ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Leszna do wzoru sprawozdań stosowanych w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych Miasta Leszna.
Komentarze i wskazówki, w jaki sposób wypełniać sprawozdanie są zaznaczone na niebiesko (instrukcja do pobrania poniżej).
Najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu dotacji:
- nieprawidłowości w rozliczeniach, błędy rachunkowe;
- nierozliczenie dotacji od strony finansowej;
- nierozliczenie wykonania zadania od strony merytorycznej;
- mało precyzyjne określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania;
- mało precyzyjny opis osiąganych rezultatów;
- błędne nazewnictwo;
- niezrealizowanie zadania w całości przy wykorzystaniu 100% środków;
- przekroczenie środków wskazanych w budżecie projektu na dany wydatek;
- brak udokumentowania wkładu własnego osobowego (brak umowy/porozumienia o wolontariacie / oświadczenia członka stowarzyszenia oraz brak kart czasu pracy wolontariusza);
- uwzględnienie w kosztorysie nowych pozycji kosztów nieobjętych umową;
- niezachowanie proporcji wkładu własnego;
- umieszczenie w zestawieniu faktur rachunków wystawionych przed podpisaniem umowy albo po jej zakończeniu;
- błędne opisywanie faktur;
- złożenie sprawozdania po terminie;
- dane zawarte w sprawozdaniu w zakresie wykorzystania dotacji są niezgodne z ewidencją finansowo-księgową organizacji;
- brak podpisu/-ów lub sprawozdanie podpisane przez niewłaściwe osoby.
Wskazówki dotyczące prawidłowego rozliczania dotacji:
- prowadzić odrębną dokumentację finansowo-księgową dla każdej umowy dotacyjnej;
- właściwie opisywać dowody finansowe, a zwłaszcza druki „kasa przyjmie” w celu uniknięcia błędów w zapisach księgowych;
- w przypadku współpracy z biurem rachunkowym – przekazywać wszelkie dowody finansowe bez zbędnej zwłoki;
- ewidencjonować druków ścisłego zarachowania (np. biletów wstępu) w celu prawidłowego ustalenia faktycznych przychodów z tego tytułu;
- ograniczyć wysokość wypłacanych honorariów i wynagrodzeń, których wypłaty są dopuszczalne, ale w większym stopniu winny być pokrywane ze środków własnych organizacji, a dotacje winny być przeznaczone na szkolenie, organizację, działalność organizacji, koszty obsługi zadania, itp.
Czytaj przypisy! To, że są one napisane małą czcionką, nie oznacza wcale, że nie są istotne. Często w przypisach pojawiają się podpowiedzi i informacje, które ułatwiają Ci wypełnienie danego pola w sprawozdaniu.
Zapoznaj się z instrukcją wypełniania sprawozdania na realizację zadnia publicznego dostępną TUTAJ
Wypełnij każde pole w sprawozdaniu. Jeśli dane pole Cię nie dotyczy, wpisz w nim ”nie dotyczy”. Wypełniając sprawozdanie pamiętaj o tym, aby nie używać ogólnych stwierdzeń.