twitter instagram YouTube

2016-12-09
Otwarte konkursy ofert - pożytek publiczny

Otwarte konkursy ofert - pożytek publiczny

Czym są konkursy ofert?

Organy administracji publicznej mogą zlecać organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3. Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie realizację zadań publicznych. Zlecenie takie może mieć formę wspierania lub powierzenia wykonania zadań i odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, chyba że przepisy odrębne przewidują inny tryb zlecania. Wspieranie zadań to ich dofinansowanie (dotacja poniżej 100% kosztów zadania) natomiast powierzenie zadań polega na finansowaniu całości kosztów realizacji zadania.

Konkurs służy wybraniu najlepszych ofert (najlepszego sposobu) realizacji zadania tak, by zapewniona była wysoka jakość wykonania danego zadania, transparentność, oszczędność i celowość wydawania środków publicznych.

Urząd Miasta Leszna co roku ogłasza otwarte konkursy ofert na realizację zadań w różnych obszarach. Szczegóły wymagań wobec podmiotów zainteresowanych realizacją zadań podawane są każdorazowo w ogłoszeniach o konkursach.

Złożone oferty podlegają sprawdzeniu pod kątem spełniania wymogów formalnych oraz merytorycznych przez Biura/Wydziały/Jednostki Organizacyjne Miasta merytorycznie związane z wnioskowanym obszarem zadań.

Przykładowa lista najczęściej popełnianych błędów formalnych, merytorycznych opracowana na podstawie analizy dokumentacji składanej przez leszczyńskie organizacje pozarządowe na dofinansowanie projektów w ramach konkursów ogłaszanych przez  Miasto Leszno.

 

OCENA FORMALNA

Wniosek o dotację - najczęstsze błędy formalne :

  • złożenie oferty po terminie określonym w ogłoszeniu konkursowym;
  • złożenie wniosku na formularzu, który nie został wskazany w ogłoszeniu konkursowym;
  • zaadresowanie wniosku (pierwsza strona formularza oferty) do innego podmiotu niż ogłaszający konkurs;
  • ·         niedokładne czytanie treści ogłoszeń konkursowych i obowiązujących warunków przyznawania dotacji;
  • ·         składanie ofert nie będących odpowiedzią na ogłoszony konkurs (oferta nie mieści się w celach lub priorytetach konkursu);
  • brak analizy własnej działalności statutowej pod względem zgodności z tematyką konkursu;
  • niezgodność proponowanej w ofercie formy finansowania (pierwsza strona formularza oferty - powierzenie lub wsparcie) z formą określoną w konkursie;
  • niespełnienie kryterium wysokości finansowego wkładu własnego określonego w ogłoszeniu konkursowym;
  • ·         przekroczenie limitu procentowego wymaganego na obsługę administracyjno-księgową;
  • ·         nieprawidłowe obliczanie poziomu dofinansowania;
  • brak podpisu/podpisów wszystkich osób upoważnionych do reprezentowania organizacji na formularzu oferty oraz w wymaganych miejscach na załącznikach (reprezentacja musi być zgodna z zapisami statutu opisanymi również w wypisie z KRS lub innym właściwym dokumencie potwierdzającym sposób reprezentacji wnioskodawcy, a podpisy muszą być czytelne i umożliwiać, w przypadku braku pieczątek imiennych, odczytanie imienia i nazwiska osoby składającej podpis) lub podpisanie oferty przez osoby nieuprawnione;
  • brak wymaganych załączników do oferty, (jeżeli oferent wskazał w ofercie w polu dotyczącym partnera, że zadanie jest realizowane w partnerstwie, obowiązkowym załącznikiem jest umowa partnerska lub inny dokument poświadczający fakt wspólnej realizacji zadania);
  • nieuzupełnienie wszystkich wymaganych pól w dokumentacji;
  • ·         brak wymaganych informacji o wnioskodawcy (często składane są wnioski niepełne, np. bez nr KRS lub aktualnego adresu),
  • ·         termin realizacji zadania niezgodny z terminem podanym w ogłoszeniu konkursowym;
  • ·         błędna wartość wsparcia, o którą ubiega się wnioskodawca - powyżej maksimum dotacji.
  •  
  • OCENA MERYTORYCZNA
  • Najczęściej jest to nieprecyzyjny i lakoniczny opis projektu we wniosku (opis projektu we wniosku powinien zawierać wszystkie istotne, wymagane elementy, takie jak: cele, rezultaty, beneficjenci projektu, miejsce realizacji projektu itd. Pamiętaj: Żadna wymagana rubryka nie powinna pozostać pusta),
  •  
  • Wniosek o dotację - najczęstsze błędy merytoryczne
  •  
  • ·         brak konkretnego uzasadnienia realizacji określonych zadań w projekcie;
  • ·         brak informacji o sposobie realizacji zadania (Co? Gdzie? Kiedy?);
  • ·         brak wskazania terminów realizacji zadań i ich systematyczności;
  • ·         brak spójności pomiędzy harmonogramem, budżetem i opisem działań;
  • ·         zbyt ogólnie przedstawiony opis potrzeb i diagnoza problemu (brak informacji skąd wiemy o problemie i potrzebie realizacji zadania, np. dane statystyczne, badania naukowe, badania i doświadczenia własnej organizacji lub ekspertów z nią związanych);
  • ·         brak wskaźników przy opisie rezultatów, mało konkretnie opisane efekty;
  • ·         brak wskazania metod pomiaru wskaźników;
  • ·         brak wskazania znaczenia realizacji zadania dla promocji Miasta Leszna;
  • brak uzasadnienia konieczności współfinansowania zadania z budżetu Miasta Leszna;
  • ·         brak precyzyjnego określenia grupy odbiorców i ich liczby;
  • ·         brak informacji, że adresatami zadania są osoby z miasta Leszna;
  • grupa docelowa opisana została jako jednorodna całość charakteryzująca się tymi samymi cechami pomimo, iż składa się z różnych podgrup;
  • ·         zbyt ogólnikowy lub chaotyczny opis procesu rekrutacji,  brak wskazania kryteriów rekrutacji;
  • ·         mało precyzyjnie opisane kwalifikacje osób realizujących działania;
  • ·         cele i działania wpisane do niewłaściwych rubryk;
  • ·         zbyt ogólnie opisane koszty;
  • niewystarczające uzasadnienie konieczności poniesienia wskazanych w projekcie wydatków;
  • ·         wysoki koszt jednostkowy ,zawyżone stawki rynkowe kosztów;
  • ·         umieszczanie w budżecie projektu wydatków, których wykorzystanie nie ma uzasadnienia do celów projektu;
  • ujmowanie kosztów o różnej tematyce szkoleń jako jedną usługę co utrudnia ocenę racjonalności i efektywności wydatków;
  • ·         błędy rachunkowe w budżecie ( w tym źle wyliczona wartość dofinansowania)
  • ·         brak wpisania jednostek miary i ich liczby;
  • ·         brak wskazania form zatrudnienia w budżecie;
  • ·         błędne zakwalifikowanie kosztów poszczególnych obszarów tj. koszty merytoryczne a administracyjne;
  • nakłady na realizację projektu niewspółmierne do planowanych rezultatów (często podejmowane działania są zbyt kosztowne i czasochłonne w stosunku do przewidywanych rezultatów);
  • ·         informowanie o nieposiadaniu zaległości finansowych wobec podmiotów publicznych i jednostek organizacyjnych Miasta Leszna wbrew stanowi faktycznemu;
  • ·         brak informacji o udzielonych dotacjach z innych źródeł i pobieraniu opłat od adresatów zadania;
  • ·         nieczytanie objaśnień zawartych w odsyłaczach do oferty.

 

Składanie oferty

Wszystkie oferty składane w otwartych konkursach powinny być zgodne z obowiązującym wzorem z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 1300).

Rozliczenia

Wszystkim beneficjentom  zalecamy uważne przeczytanie całości umowy przed rozpoczęciem realizacji zadań.

Organizacje oraz podmioty, które otrzymały dotacje są zobowiązane do informowania o tym fakcie. Jak zrobić to poprawnie wyjaśniamy w Wytycznych nt. obowiązków informacyjnych. 

  • Najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu dotacji:

 

  • nieprawidłowości w rozliczeniach, błędy rachunkowe;
  • nierozliczenie dotacji od strony finansowej;
  • nierozliczenie wykonania zadania od strony merytorycznej;
  • mało precyzyjne określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania;
  • mało precyzyjny opis osiąganych rezultatów;
  • błędne nazewnictwo;
  • niezrealizowanie zadania w całości przy wykorzystaniu 100% środków;
  • brak daty zapłaty;
  • przekroczenie środków wskazanych w budżecie projektu na dany wydatek;
  • brak udokumentowania wkładu własnego osobowego (brak umowy/porozumienia o wolontariacie, brak kart czasu pracy wolontariusza);
  • uwzględnienie w kosztorysie nowych pozycji kosztów nie objętych umową;
  • niezachowanie proporcji wkładu własnego;
  • umieszczenie w zestawieniu faktur rachunków wystawionych przed podpisaniem umowy albo po jej zakończeniu;
  • błędne opisywanie faktur;
  • złożenie sprawozdania na niewłaściwym druku;
  • złożenie sprawozdania po terminie;
  • dane zawarte w sprawozdaniu w zakresie wykorzystania dotacji są niezgodne z ewidencją finansowo-księgową organizacji;

 

Wskazówki dotyczące prawidłowego rozliczania dotacji:

  • prowadzić odrębną dokumentację finansowo-księgową dla każdej umowy dotacyjnej;
  • właściwie opisywać dowody finansowe, a zwłaszcza druki „kasa przyjmie” w celu uniknięcia błędów w zapisach księgowych; wszystkie rachunki oraz faktury powinny mieć adnotację "zapłacono" (sformułowanie "płatność gotówką / przelewem" nie przesądza o poniesieniu danego kosztu) albo być dodatkowo zaopatrzone w odpowiedni druk Kasa Przyjęła (KP) lub potwierdzenie wykonania przelewu za fakturę z rachunku beneficjenta - ponownie bardzo istotny jest termin wykonania płatności;
  • w przypadku współpracy z biurem rachunkowym – przekazywać wszelkie dowody finansowe bez zbędnej zwłoki;
  • ewidencjonować druki ścisłego zarachowania (np. biletów wstępu) w celu prawidłowego ustalenia faktycznych przychodów z tego tytułu;
  • ograniczyć wysokość wypłacanych stypendiów, honorariów i wynagrodzeń, których wypłaty są dopuszczalne, ale w większym stopniu winny być pokrywane ze środków własnych organizacji, a dotacje winny być przeznaczone na szkolenie, organizację, działalność organizacji, koszty obsługi zadania, itp. terminy realizacji zadania określone w harmonogramie (wszelkie faktury oraz płatności muszą być poniesione w trakcie realizacji zadania lub nie będą uznane za koszty kwalifikowalne)
  • pozycje kosztorysu (najpoprawniej jeśli tytuł faktury i pozycja w kosztorysie są tożsame)

Wolontariat w ofertach:

Dla szerszej wiedzy o specyfice wolontariatu polecamy naszą broszurę

Jeśli organizacja nie posiada własnego wzoru umowy wolontariatu polecamy przykład takiego dokumentu

Zawsze podczas realizacji projektu należy zadbać o prawidłowe udokumentowanie  pracy wolontariuszy oraz członków organizacji świadczących pracę społeczną. Dokumentacja tego rodzaju będzie konieczna dla rozliczenia dotacji.  Polecamy zatem zawieranie pisemnych umów z wolontariuszami, prowadzenie kart ich pracy a także list obecności osób świadczących prace społeczną na rzecz organizacji. 

Więcej na temat dokumentowania pracy wolontariuszy w projektach finansowanych z dotacji na stronie serwisu ngo.pl

Jeśli w projekcie występują trudności, opóźnienia, nieoczekiwane zmiany prosimy o pilny kontakt.  W trakcie realizacji zadania możliwe są przesunięcia, aneksy itp. Nie należy z tym jednak czekać do sprawozdania tylko konsultować się z komórkami organizacyjnymi/wydziałami/jednostkami w trakcie realizacji zadania, wtedy, gdy pojawiają się trudności.

BIP organizacji

Przypominamy, że wszystkie organizacje otrzymujące dotację ze środków publicznych w związku z realizacją zadań publicznych także obowiązane są prowadzić własny Biuletyn Informacji Publicznej oraz udostępniać zainteresowanym całość dokumentacji związanej z wykorzystaniem otrzymanych środków.

 

 

Opublikował: ngo@leszno.pl
Napisz do nas