2024-07-02
Jak poprawnie rozliczyć mały grant?

Przypominamy, że organizacja, która otrzymała dotację w trybie pozakonkursowym tzw. "mały grant" i realizowała zadanie publiczne, zobowiązana jest złożyć sprawozdanie końcowe z wykonania tego zadania. W Lesznie sprawozdanie sporządza się za pomocą Generatora wniosków eNGO.

Sprawozdanie końcowe z realizacji zadania publicznego przedstawia się w terminach określonych w umowie. Zwykle to 30 dni od zakończenia realizacji zadania.

Wzór sprawozdanie stanowi  załącznik do ROZPORZĄDZENIA PRZEWODNICZĄCEGO KOMITETU DO SPRAW POŻYTKU PUBLICZNEGO z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego - dokument dostępny TUTAJ

Akceptacja sprawozdania i rozliczenie dotacji polega na weryfikacji przez urząd założonych w ofercie rezultatów i działań organizacji. Dlatego tak ważne jest, aby szczególnie rozważnie je opisywać.

Analizowane są dwie części sprawozdania:

• część I merytoryczna, w której organizacja sprawozdaje się z założonych w ofercie rezultatów i działań, a także uzasadnia ewentualne rozbieżności związane z realizacją zadania
• część II sprawozdania z wykonania wydatków. 

Aby ułatwić przygotowanie sprawozdania z realizacji zadania publicznego nasze biuro przygotowało instrukcję wypełniania sprawozdania.

Zapraszamy do zapoznania się z komentarzem Biura Pełnomocnika ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Leszna do wzoru sprawozdania stosowanego w trybie pozakonkursowym na realizację zadań publicznych Miasta Leszna.

Komentarze i wskazówki, w jaki sposób wypełniać sprawozdanie są zaznaczone na zielono (instrukcja do pobrania poniżej oraz TUTAJ).

Najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu dotacji:

• nieprawidłowości w rozliczeniach, błędy rachunkowe;
• nierozliczenie dotacji od strony finansowej;
• nierozliczenie wykonania zadania od strony merytorycznej;
• mało precyzyjne określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania;
• mało precyzyjny opis osiąganych rezultatów;
• błędne nazewnictwo;
• niezrealizowanie zadania w całości przy wykorzystaniu 100% środków;
• przekroczenie środków wskazanych w budżecie projektu na dany wydatek;
• brak udokumentowania wkładu własnego osobowego (brak umowy/porozumienia o wolontariacie / oświadczenia członka stowarzyszenia oraz brak kart czasu pracy wolontariusza);
• uwzględnienie w kosztorysie nowych pozycji kosztów nieobjętych umową;
• niezachowanie proporcji wkładu własnego;
• umieszczenie w zestawieniu faktur rachunków wystawionych przed podpisaniem umowy albo po jej zakończeniu;
• błędne opisywanie faktur;
• złożenie sprawozdania po terminie;
• dane zawarte w sprawozdaniu w zakresie wykorzystania dotacji są niezgodne z ewidencją finansowo-księgową organizacji;
• brak podpisu/-ów lub sprawozdanie podpisane przez niewłaściwe osoby.

Wskazówki dotyczące prawidłowego rozliczania dotacji:

• prowadzić odrębną dokumentację finansowo-księgową dla każdej umowy dotacyjnej;
• właściwie opisywać dowody finansowe, a zwłaszcza druki „kasa przyjmie” w celu uniknięcia błędów w zapisach księgowych;
• w przypadku współpracy z biurem rachunkowym – przekazywać wszelkie dowody finansowe bez zbędnej zwłoki;
• ewidencjonować druków ścisłego zarachowania (np. biletów wstępu) w celu prawidłowego ustalenia faktycznych przychodów z tego tytułu;
• ograniczyć wysokość wypłacanych honorariów i wynagrodzeń, których wypłaty są dopuszczalne, ale w większym stopniu winny być pokrywane ze środków własnych organizacji, a dotacje winny być przeznaczone na szkolenie, organizację, działalność organizacji, koszty obsługi zadania, itp.

Gdzie znajdę dokumenty, które należy dołączyć do sprawozdania?

Na stronie www.ngo.leszno.pl w plikach do pobrania (kliknij tutaj >>> www.ngo.leszno.pl/Do_pobrania_10011.html) oraz w generatorze wniosków eNGO (kliknij tutaj >>> www.leszno.engo.org.pl/do-pobrania)