2017-03-13
Jak promować swoje wydarzenie?

Zdecydowana większość organizacji pozarządowych w ramach swojej działalności zajmuje się organizacją wydarzeń. Spotkania, festyny, imprezy sportowe i inne formy aktywności, w których zabrać udział mogą mieszkańcy. Oprócz organizacji i planu wydarzenia, niezwykle istotna jest jego promocja, która pozwoli nam w zdobyciu jak największej liczby odbiorców i uczestników naszej inicjatywy.

Współpracuj z miastem

Wsparcie w organizacji przedsięwzięcia, oficjalny patronat, nagłośnienie wydarzenia, informacje na stronie internetowej www.leszno.pl oraz na oficjalnych kontach Leszna na portalach społecznościowych - to część z wielu możliwości, które organizacjom daje miasto. Istotny jest dobry kontakt – osobisty, telefoniczny czy też mailowy z przedstawicielami Miasta (baza kontakt). Informacje, w postaci krótkiego tekstu, najlepiej wzbogaconego zdjęciami czy innymi materiałami graficznymi, dobrze jest wysyłać jednak nie tylko do urzędu, ale również do innych organizacji, czy instytucji zajmujących się podobną tematyką.

Patronat

Ofertę patronacką przygotowuje się w celu pozyskania patronatu medialnego wybranej instytucji nad realizowanym przez swoją organizację przedsięwzięciem, taki jak np. konkurs, konferencja, projekt, szkolenie, pokaz, wydarzenie artystyczne itp. Niezwykle ważne jest przygotowanie kompletnej i atrakcyjnej oferty patronackiej. Atrakcyjnej zarówno dla nas, ale także dla instytucji, czy mediów, do których się zwracamy.

Oferta powinna zawierać informacje o wydarzeniu przedstawione w ciekawy sposób. Tekst powinien odpowiadać na pięć podstawowych pytań, aby był pełny i informacyjny (Co? Kto? Kiedy? Gdzie? Dlaczego?). Pokażmy, co odróżnia nasze wydarzenie od wielu podobnych, napiszmy, dlaczego warto je promować. Niezbędne są też informacje o naszej organizacji (od jak dawna działamy, jakie mamy doświadczenia).  Warto również pamiętać, o wypisaniu korzyści dla naszego potencjalnego patrona, np. w zamian za wsparcie wydarzenia kulturalnego ma możliwość zamieszczenia na scenie, zaproszeniach, ulotkach własnych plakatów, banerów, logo itp.

Dodatkowo, możesz ubiegać się np. o patronat Prezydenta Miasta (szczegóły tutaj).

Wskazówki

• Przed wybraniem patrona medialnego trzeba się zastanowić co chcemy dzięki niemu osiągnąć, po co jest potrzebny i jakie instytucje brać pod uwagę;
• W miarę możliwości należy wybrać patrona wśród instytucji o podobnym profilu do własnego przedsięwzięcia. Pomoże to dotrzeć do odbiorców zainteresowanych tematem;
• Ofertę należy napisać zrozumiałym językiem i w sposób konkretny, umożliwiający szybkie dotarcie do sedna.
• Gotową ofertę najlepiej przesyłać zapisaną w najpopularniejszym formacie. Nie może mieć zbyt dużego rozmiaru;
• Wiele firm i instytucji udostępnia na swojej stronie gotowy wzór wniosku o patronat, który jest dostosowany do ich wymagań. Przed wysłaniem oferty, należy sprawdzić czy właśnie tak nie jest w przypadku wybranego patrona;
• Nie wysyłaj jednego pliku do wielu redakcji. Przygotuj swoją ofertę pod kątem każdego wybranego patrona;
• Oferta patronacka jest wizytówką przedsięwzięcia, powinna być więc napisana starannie, bez błędów ortograficznych czy merytorycznych. Potencjalny partner może nie chcieć użyczyć swojej marki dla wątpliwego jakościowo projektu.

Komunikacja z odbiorcami działań

Aby dotrzeć do nich z informacją oprócz treści na swojej stronie www i portalach społecznościowych możesz utworzyć wydarzenie na Facebook, który obecnie jest największym medium skupiającym społeczność w sieci. Wtedy za pomocą jednego kliknięcia możemy wysłać zaproszenie do nawet kilkuset osób, (przy założeniu, że tak liczne jest grono naszych znajomych). Poczta tzw. „pantoflowa” również jest dobrym narzędziem promocyjnym. Pomyśl też o rozwieszeniu plakatów lub rozdaniu ulotek. Warta uwagi jest również zapowiedź, która występować może w wielu formach, np. tekstowej, dźwiękowej czy audiowizualnej. Musimy mieć jednak na uwadze to, że niektóre formy promocji wymagają jednak znacznych nakładów finansowych.

Poinformuj media

Dziennikarze, zwłaszcza lokalnych mediów, są pozytywnie nastawieni do kontaktów z przedstawicielami organizacji pozarządowych, którzy mogą pochwalić się ciekawymi inicjatywami i propozycjami. Dobrze jest w tym celu przygotować krótką informację prasową, do której należy załączyć związane z tematem materiały promocyjne np. zdjęcia, zaproszenia, plakaty itd. Dziennikarz na jej podstawie przygotowuje artykuł.

Warto pamiętać nie tylko o lokalnych mediach, ale również o istniejących portalach internetowych i blogerach w regionie. Dobrą praktyką jest również umieszczenie informacji na portalu ogólnopolskim www.ngo.pl

Wzór informacji prasowej:

Nadawca: Nazwa organizacji, logo

Tytuł:

Nagłówek:

Treść informacji:

Tło: notka o organizacji, problemie

Więcej informacji udziela: imię, nazwisko, e-mail,  telefon

Konferencja prasowa

Konferencja prasowa to zorganizowane spotkanie z udziałem dziennikarzy, podczas którego bezpośrednio zainteresowane osoby lub przedstawiciele (np. rzecznik prasowy) organizacji pozarządowych w specjalnie przygotowanych przemówieniach analizują tematy, których dotyczy ich działanie, czy wydarzenie, a następnie odpowiadają na pytania dziennikarzy. Z konferencji najczęściej korzystają kluby sportowe, ale również inne organizacje. Coraz częściej praktykowane są transmisje konferencji ‘na żywo’, dzięki którym zainteresowani naszym wydarzeniem mogą być informowani w czasie rzeczywistym o tym, co dzieje się podczas konferencji.

Konferencje prasowe zwołuje się w celu omawiania spraw/wydarzeń o doniosłym znaczeniu, najchętniej korzystnych z punktu widzenia instytucji je organizującej. Nie należy zwoływać ich z powodów trywialnych, ponieważ dziennikarze mogą przestać na nie przychodzić.

Kalendarz Promocyjny

Ciekawą formą planowania promocji NGO oraz organizowanego wydarzenia jest Kalendarz Promocyjny. Jest to narzędzie, które pomaga nam obrać strategię działań promocyjnych, według której następnie będziemy działać. Kalendarz może istnieć w formie papierowej, np. książkowy, ale też bardzo pomocne mogą być cyfrowe kalendarze, np. kalendarz Google. Najważniejsze jest to, by pokazywał on, jakie specjalne okazje obchodzone są danego dnia (np. święta, rocznice, czy okolicznościowe dni typu Dzień Życzliwości, Dzień Wiosny itd.). Nasze sposoby i elementy promocji mogą być wówczas połączone z tymi okazjami i możemy np. stworzyć grafikę zapraszającą na przyjście na nasze wydarzenie, w tle dając informacje o tym, jaki dzień jest dzisiaj obchodzony.