2018-06-18
Planowanie działań promocyjnych

Działania promocyjne wymagają regularności. W organizacji nie zawsze jest czas, który można poświęcić na planowanie promocji. W jaki sposób to usprawnić i osiągnąć lepsze efekty?

W organizacji pozarządowej często się zdarza, że wszyscy członkowie są zajęci bieżącą działalnością stowarzyszenia, fundacji czy klubu. W związku z tym na zaplanowanie działań promocyjnych brakuje po prostu czasu, albo są one wykonywane pośpiesznie, „byleby były”. Dlatego trudno się dziwić, że w takich sytuacjach efekty promocji nie bywają zadowalające.

Może też wystąpić inny problem związany z prowadzeniem promocji. Przykładowo, przygotowaniem informacji o wydarzeniu, wrzuceniem jej na fanpage czy stronę organizacji, zajmują się wszyscy albo grupa osób, nie komunikując się ze sobą i nie sprawdzając, jakie informacje wrzucają pozostali. Powstaje chaos, który negatywnie wpływa na wizerunek organizacji.

W jaki sposób tego uniknąć? Jak prowadzić promocję „z głową”, osiągnąć jak najlepsze efekty bez obciążania całego zespołu myśleniem o działaniach promocyjnych?

Wybierzmy osobę odpowiedzialną za promocję

Najlepiej wyznaczmy osobę (ewentualnie kilka), która będzie odpowiedzialna za promocję. Odciąży to resztę zespołu, która będzie mogła skupić się na bieżącej działalności. W przypadku małych organizacji naprawdę sprawdzi się jedna osoba zajmująca się promocją.

Dobrze by było, aby wybrany przedstawiciel posiadał już pewne doświadczenie w promocji albo po prostu dysponował przydatnymi umiejętnościami, na przykład:

• „lekkie pióro”, doświadczenie w pisaniu artykułów,
• znajomość obsługi programów graficznych,
• sprawne poruszanie się w Internecie, w szczególności na portalach społecznościowych,
• kreatywność, zdolności artystyczne,
• komunikatywność, dobry kontakt z ludźmi.

Oceńmy dotychczasową promocję

Przyjrzenie się działaniom, jakie do tej pory były podejmowane w zakresie promocji i ocenienie ich skuteczności, pomoże nam zaplanować dalszy kierunek promocji. Jeżeli niektóre działania nie przynosiły spodziewane efektu – zastanówmy się, w jaki sposób je poprawić, albo czy może z nich zrezygnować.

Zgromadźmy więc informacje na temat przeprowadzonych akcji, zamieszczonych artykułów w prasie, wpisów na stronie społecznościowej, jeżeli ją prowadzimy. Sprawdźmy, z kim do tej pory współpracowaliśmy w zakresie promowania działań naszych organizacji, z jakimi dziennikarzami się kontaktowaliśmy, a z kim dopiero chcielibyśmy się skontaktować.

Przyjrzyjmy się także elementom identyfikacji wizualnej naszej organizacji: stopce mailingowej, wizytówce, zaproszeniom itp. Jeżeli prowadzimy stronę internetową, sprawdźmy, czy zawarte na niej dane są aktualne, jak często jest aktualizowana, czy znajdują się na niej świeże informacje.

Przygotujmy się

Ułatwimy sobie pracę, jeżeli przygotujemy z wyprzedzeniem część materiałów, które później zostaną wykorzystane w promocji, na przykład w artykułach czy postach na portalu społecznościowym.

Przygotujmy podstawową, ogólną informację na temat naszej organizacji (jeżeli jeszcze jej nie mamy). Ważne, aby była treściwa i interesująca, przybliżała działalność, sukcesy i ofertę organizacji. Tak przygotowaną „podkładkę” możemy umieszczać nie tylko w naszych materiałach, ale również przesyłać do prasy, na strony internetowe, z którymi współpracujemy albo chcemy współpracować.

Zbierajmy zdjęcia związane z naszą organizacją z organizowanych przez nas wydarzeń – będą mogły później zostać wykorzystane w Internecie i w prasie (UWAGA – pamiętajmy o prawach autorskich i do publikacji wizerunku).

Zaplanujmy działania promocyjne

Możemy zacząć od sprawdzenia kalendarza. Być może w ciągu najbliższych dni zdarzy się coś, czym warto zainteresować media, poinformować naszych obserwatorów na profilu społecznościowym, albo powiadomić zaprzyjaźnione organizacje.

Zaplanujmy nasze działania w dłuższej perspektywie. Jednocześnie są działania, które możemy podejmować na bieżąco, niezależnie od kalendarza:

• zapraszajmy media lokalne na każdą większą imprezę organizacji,
• sprawdzajmy regularnie skrzynkę pocztową – najlepszą sytuacją byłoby, gdybyśmy na każdą wiadomość e-mail odpowiadali w ciągu 48 godzin,
• przed imprezą zamieszczajmy informację o wydarzeniu na stronach mediów, wpisujmy do kalendarza na www.ngo.leszno.pl,
• podtrzymujmy kontakty z osobami ważnymi dla działalności naszej organizacji,
• aktualizujmy naszą stronę internetową często, by nie wyglądała na porzuconą,
• podobnie z profilem na portalu społecznościowym – tutaj wystarczą bardzo krótkie posty, można także – jeżeli korzystamy z Facebooka – planować posty na konkretne dni i godziny.